企業(yè)印章是指企業(yè)刻制的以文字、圖記表明主體同一性的公章、專用章，它是企業(yè)從事民事活動、行政活動的符號和標記。企業(yè)印章是企業(yè)身份和權力的證明。蓋有企業(yè)印章的文件，是受法律保護的有效文件，同時意味著企業(yè)對文件的內容承擔法律責任。許多公司都或多或少存在著管理漏洞。殊不知，公司對各類印章管理的不規(guī)范、不嚴謹，一旦管理失控，將極大可能給公司帶來巨大的風險隱患。

一、因印章管理不善引發(fā)巨額損失的案件

        2014年2月，甲公司因業(yè)務需要，將原圓形合同專用章更換成方形。因疏忽，未登記收回或銷毀，由李某保管。兩個月后，李某辭職。后甲收到一傳票，知李某用甲作廢公章，同一家商場訂立了購銷合同，收定金30萬元后，下落不明。商場遂以違約為由，要甲公司雙倍返還定金60萬元。本案中，由于印簽已在工商行政管理機關登記備案，甲公司在更換合同專用章后，卻并未由工商行政管理機關登記收回或銷毀，說明該合同專用章對外仍具有法律效力。加之甲公司對該印簽未妥善保管，表明甲公司存在明顯過錯。而商場并不知內情，當然有理由相信手持仍具有法律效力的合同專用章的李某具有代理權，所訂合同當然有效，故甲公司應承擔返還定金的責任。

二、公司印章管理常見誤區(qū)

1. 缺乏明確的印章管理責任制：在很多企業(yè)中，印章的保管和使用往往缺乏明確的責任劃分。不同種類的印章，如公司公章、財務章、合同章等，可能由不同的人保管和使用，但沒有明確的責任人和責任范圍。這容易導致違規(guī)私蓋和越權用章等問題的發(fā)生。

2. 印章刻制與啟用不規(guī)范：有些公司在印章刻制方面沒有明確的業(yè)務流程和審批程序，只要業(yè)務需要，領導或部門就可以隨意刻制印章。刻制后也沒有下發(fā)正式啟用文件，沒有明確印章的使用范圍和使用時間。此外，有些公司還可能在非公安部門指定的單位刻制印章，或者刻制后不在公安機關備案，這些都為印章的使用埋下了隱患。

3. 印章使用審批不嚴格：有些企業(yè)沒有建立健全的印章使用審批制度，或者審批流程不嚴格。這容易導致印章的濫用和誤用，給企業(yè)帶來法律風險和經(jīng)濟損失。例如，在空白介紹信或空白紙張上用印，或者允許他人攜帶印章外出等行為，都可能給企業(yè)帶來潛在的風險。

4. 印章保管不當：有些企業(yè)可能將印章隨意放置，或者讓印章離開管理人員的視線。這可能導致印章被盜用或丟失，給企業(yè)帶來嚴重損失。此外，有些印章管理人員還可能將印章交給未經(jīng)授權的人員使用，這也可能引發(fā)問題。

5. 忽視印章的監(jiān)管與追溯：傳統(tǒng)的印章管理方式往往難以實現(xiàn)對印章使用情況的實時監(jiān)控和追溯。這可能導致在違規(guī)用章之前難以發(fā)現(xiàn)問題，而只能在問題發(fā)生后才采取行動。這增加了企業(yè)的管理成本和風險。

三、公司印章合規(guī)管理應采取的相關措施

1. 建立明確的印章管理制度：

• 制定詳細的印章管理規(guī)章制度，明確印章的種類、用途、保管、使用、審批、銷毀等各個環(huán)節(jié)的管理要求。
• 確保制度得到全體員工的知曉和執(zhí)行，定期進行制度培訓和宣傳。

2. 明確印章管理責任：

• 指定專門的印章管理部門或人員，負責印章的日常管理和監(jiān)督。
• 明確各級管理人員的職責和權限，確保印章使用的合規(guī)性。

3. 規(guī)范印章刻制與啟用：

• 嚴格按照法律法規(guī)和公司規(guī)定，通過正規(guī)渠道刻制印章，并在公安機關備案。
• 新刻制的印章需經(jīng)過正式啟用程序，明確使用范圍和使用時間。

4. 建立嚴格的印章使用審批制度：

• 設立印章使用審批流程，確保每次使用印章都經(jīng)過合法、合規(guī)的審批程序。
• 嚴禁在空白介紹信、空白紙張、空白單據(jù)等空白文件上蓋公章，防止印章被濫用。

5. 加強印章保管與監(jiān)管：

• 設立專門的印章保管場所，確保印章安全存放，防止丟失或被盜用。
• 對印章使用情況進行實時監(jiān)控和追溯，確保印章使用的合規(guī)性和安全性。

6. 引入技術手段提高管理水平：

• 采用電子印章等技術手段，提高印章管理的安全性和便捷性。
• 利用信息化系統(tǒng)對印章使用進行記錄和管理，便于查詢和追溯。

7. 強化員工培訓和意識教育：

• 定期對員工進行印章管理制度培訓，提高員工的法律意識和風險意識。
• 加強員工對印章使用規(guī)定的遵守意識，確保員工在工作中合規(guī)使用印章。

8. 建立違規(guī)處理機制：

• 對于違規(guī)使用印章的行為，建立嚴格的違規(guī)處理機制，包括警告、罰款、解除勞動合同等措施。
• 對于造成嚴重后果的違規(guī)行為，依法追究相關人員的法律責任。

       印章是企業(yè)重要的法律憑證和財務工具，必須嚴格管理、規(guī)范使用。企業(yè)應該建立健全的印章管理制度和流程，加強對員工的培訓和教育，提高員工的法律意識和風險意識。同時，企業(yè)還應該積極引入先進的技術手段，提高印章管理的安全性和便捷性，以防范類似事件的再次發(fā)生。

?          愛國小男孩針對傳統(tǒng)印章使用管理模式存在的安全隱患，瞄準目前政企單位用章管理風險的痛點，自主研發(fā)了“云章”智慧用章管理解決方案，通過物聯(lián)網(wǎng)、云平臺等數(shù)字化方式，實現(xiàn)用章過程可防控、可監(jiān)管、可查詢、可追溯，解決異地用章、監(jiān)管用章等難題，降低印章管理風險，提升用印安全與用章效率。